- Ein Dokumentenscanner ist das richtige Arbeitsgerät, um große Mengen Dokumente in kurzer Zeit zu digitalisieren.
- Dokumentenscanner gibt es als Standgeräte und für den mobilen Einsatz.
- Moderne Dokumentenscanner lassen sich in ein Netzwerk einbinden und von mehreren Endgeräten aus nutzen
Die Informationstechnologie schreitet immer weiter voran und sorgt in vielen Bereichen für Arbeitserleichterung und Rationalisierung. Das gilt nicht zuletzt für die Büroarbeit. Das papierlose Büro ist nicht erst seit gestern in aller Munde und in zahlreichen Sparten auch schon Wirklichkeit. Aber auch dann, wenn intern sämtliche betrieblichen Vorgänge digital gehandhabt werden können, gibt es immer eine Schnittstelle zur realen Welt, in der sich nach wie vor jede Menge Papierberge auftürmen.
Damit auch diese Daten in elektronischer Form zur Verfügung stehen, müssen sie zunächst von der Papierform in ein passendes Dateiformat übertragen und auf einem Speichermedium archiviert werden. Überall dort, wo eine große Zahl an Dokumenten digitalisiert werden muss, bringt sich der Dokumentenscanner ins Spiel.
Er ist speziell dafür konzipiert, große Papiermengen in kurzer Zeit elektronisch verfügbar zu machen. Brother, Canon und Fujitsu sind auf diesem Markt ebenso aktiv wie Epson, Kodak und zahlreiche andere Hersteller.
In unserem Dokumentenscanner-Vergleich 2024 verraten wir Ihnen, worauf es bei den flinken Helfern ankommt, welche technischen Details wichtig sind und was Sie beim Kauf beachten sollten. Anhand Ihres persönlichen Dokumentenscanner-Tests können Sie dann leicht ermitteln, welches Gerät für Sie der beste Dokumentenscanner ist.
1. Papierberge digitalisieren: Das bietet ein Dokumentenscanner
Unabhängig von der Marke werden Sie bei Ihrem Dokumentenscanner-Test feststellen, dass es zwischen den einzelnen Kategorien erhebliche Unterschiede bezüglich des Leistungsvermögens gibt. Das gilt ebenso für Dokumentenscanner von Fujitsu wie für HP-Dokumentenscanner und Canon-Dokumentenscanner.
Die Arbeitsgeschwindigkeit reicht von wenigen Blatt pro Minute bis hin zu mehreren 10.000 pro Tag. Bevor Sie sich einen Dokumentenscanner kaufen, sollten Sie sich also gut überlegen, welches Arbeitspensum er für Sie erledigen muss.
Die Vor- und Nachteile auf einen Blick:
- schnelle Digitalisierung großer Dokumentmengen
- automatische Verarbeitung der Dokumente
- idealer Helfer im digitalen Büro
- nur lose Blätter können verarbeitet werden
- der Scan kleiner Dokumente ist häufig problematisch
- dreidimensionale Objekte wie Bücher können nicht gescannt werden
2. Geschwindigkeit, Auflösung, Format: Diese Eigenschaften sind wichtig
Je nach Art des Scanners können bestimmte Dokument-Typen besonders gut verarbeitet werden. Wollen Sie in der Hauptsache Bilder einscannen, ist eine höhere Auflösung wichtiger als beim Scannen reiner Text-Dokumente. Die Auflösung ist aber längst nicht das einzige Kriterium von Belang.
2.1. Die Scan-Geschwindigkeit: Hohe Scan-Rate erleichtert die Arbeit
Papierberge in Dateien umwandeln – kein Problem für einen leistungsfähigen Dokumentenscanner.
Die Geschwindigkeit beim Scannen sollte keinesfalls unterschätzt werden. Wenn Sie regelmäßig Dokumente digitalisieren müssen, zählt letzten Endes jede Seite, die ein Scanner pro Minute mehr schafft.
Auch, wenn sich acht oder zehn Seiten pro Minute zunächst gar nicht so schlecht anhören, kann das Scannen mit einer derart geringen Scan-Rate leicht zum Geduldsspiel werden. Das gilt vor allen Dingen dann, wenn der Einzugsschacht eine limitierte Größe hat und Sie ständig Dokumente nachlegen müssen.
Produktiver und auch noch erschwinglich sind die Einzugsscanner der Mittelklasse, die zwischen 25 und 75 Seiten pro Minute schaffen. Für sehr große Dokumenten-Mengen eignen sich Hochleistungsscanner, die es auf mehrere 100 Seiten pro Minute bringen, aber auch entsprechend teuer sind. Diese Geräte sind nur interessant, wenn Sie Ihren Dokumentenscanner professionell nutzen.
2.2. Die Auflösung: Besonders relevant für Fotos und Grafiken
dpi als Qualitätsmaßstab
dpi bedeutet dots per inch, was übersetzt so viel wie „Bildpunkte pro Zoll“ heißt. Der Ausdruck kommt aus dem Print-Bereich und gibt die Anzahl von gedruckten Punkten pro 2,54 Zentim eter an. Demnach hat ein Scan mit einer Auflösung von 600 × 600 dpi 600 Scan-Punkte in Richtung der X-Achse und 600 Scan-Punkte in Richtung der Y-Achse.
Mitentscheidend für die Qualität der Scans ist die Auflösung. Während in den Anfangszeiten der Dokumenten-Digitalisierung 150 bis 300 dpi als respektabel galten, ist dieses Qualitätsniveau heutzutage nicht mehr aktuell. Scans in guter Qualität weisen momentan zwischen 600 × 600 dpi und 1200 × 1200 dpi auf.
Für Texte mit Grafiken oder Bebilderung reicht diese Auflösung allemal aus. Anders sieht es aus, wenn Sie größere Mengen Fotos digitalisieren möchten. Hochwertige Fotoscanner bringen es auf 4.800 dpi und stellen die Geräte für den Text-Bereich damit weit in den Schatten.
2.3. Das Druck-Format: Am gängigsten ist DIN A4
Das gebräuchlichste Dokument-Format ist sowohl in der Büro-Welt als auch im Privaten das DIN A4-Format. Entsprechend der weiten Verbreitung dieses Formats sind auch die allermeisten Dokumentenscanner und Flachbettscanner auf das Scannen dieser Blattgröße optimiert. Zwar gibt es auch Modelle, die kleinere Formate verarbeiten können.
Dabei kommt es jedoch nicht selten zu Problemen wie beispielsweise schräg eingezogene Dokumente. Dokumentenscanner der Formate A3 oder sogar A2 sind nicht verbreitet und allenfalls als sehr teures Spezial-Equipment erhältlich.
2.4. Das Datei-Format: PDF funktioniert nur mit der passenden Software
Am gebräuchlichsten bei aktuellen Dokumentenscannern ist die Ablage der Daten in JPEG-Dateien. Dabei handelt es sich um ein Bild-Format, das von praktisch allen gängigen Grafik- und Textprogrammen weiterverarbeitet werden kann.
Aber auch die direkte Umwandlung in PDF-Dateien und einige andere Formate ist möglich. Dazu muss der Scanner allerdings über die entsprechende Software verfügen. Ist der Dokumentenscanner günstig, muss leistungsfähige Dokumentenscanner-Software möglicherweise extra gekauft werden.
2.5. Die Dokument-Zufuhr: Je größer das Fassungsvermögen, desto besser
Der Vorteil eines Dokumentenscanners: Die Blätter müssen nicht einzeln manuell eingelegt werden, der Einzug macht dies automatisch.
Einer der großen Pluspunkte von Dokumentenscannern ist der automatische Dokumenten-Einzug. Die zu scannenden Dokumente werden stapelweise in den Einzugsschacht gelegt und dann vom Scanner selbsttätig eingezogen und weiterverarbeitet.
Je größer das Fassungsvermögen des Einzugsschachts ausfällt, desto seltener müssen Dokumente von Hand nachgelegt werden. In den Produktbeschreibungen wird der automatische Scanner-Einzug auch als ADF oder automatic document feeder bezeichnet. In Durchzugsscannern verbreitet sind Einzugsschächte, die zwischen 50 und 1.000 Blatt aufnehmen können.
2.6. Die Farbtiefe: 24 Bit reichen für den Büro-Alltag
Wer hochwertige Bilder oder Fotografien scannen möchte, wird an einer hohen Farbtiefe seiner Scans interessiert sein. Die Farbtiefe bezeichnet die Anzahl der unterschiedlichen Farbnuancen, die ein Scanner erkennen kann. Während für den Büro-Alltag eine Farbtiefe von 24 Bit und damit die Erkennung von über 16 Millionen Farbabstufungen ausreichend ist, arbeiten die Geräte der Grafik-Profis mit 36 oder sogar 48 Bit Farbtiefe.
2.7. Der Sensor: CCD ist hier Standard
Der größte Teil der aktuell gebräuchlichen Scanner ist mit sogenannten CCD-Bildsensoren ausgestattet. Diese Art der Scan-Sensoren liefert über ein Linsen- und Spiegel-System Scans in guter Qualität. Als Lichtquelle dient eine Kaltlichtlampe.
Die aufwändige Optik der CCD-Technologie bedingt eine Mindest-Gehäusegröße, die nicht unterschritten werden kann. Das gilt auch für Flachbettscanner. In den sogenannten Dokumentenscannern mit Duplex sind zwei dieser Bildsensoren verbaut. Damit ist die Aufnahme der Vorder- und Rückseite in einem Arbeitsgang möglich, das Dokumente-Scannen erfolgt beidseitig.
2.8. Der Anschluss: FireWire kann bei großen Dokumentenmengen sinnvoll sein
Neben USB ist eine FireWire-Anschluss sinnvoll, um eine schnelle Übertragung zu gewährleisten.
Die meisten Scanner sind mit einem USB-Anschluss ausgestattet, der für den Hausgebrauch völlig ausreichend ist. Sollen allerdings häufig große, hochaufgelöste Bilder übertragen werden, empfiehlt es sich ein SCSI- oder FireWire-Anschluss. Aber auch eine USB-Verbindung der neuesten Generation ermöglicht den schnellen Datentransfer.
Eine weitere zeitgemäße Möglichkeit, um mit seinem Scanner in Verbindung zu treten, ist die Einbindung in ein Netzwerk. Es sind sowohl Modelle mit LAN- Steckplatz als auch WLAN-fähige Dokumentenscanner fürs Netzwerk erhältlich.
Dann ist es ohne Weiteres möglich, dass mehrere Personen, ebenso wie auf einen Multifunktionsdrucker, auf den Netzwerkscanner zugreifen. Mit der passenden Dokumentenscanner-App kann auf manche Modelle sogar mit dem Smartphone zugegriffen werden.
Es gibt ebenso Scanner, die ihre Daten via Bluetooth übertragen können. Fujitsu geht noch einen Schritt weiter und bietet für seine Scansnap-Modelle die direkte Übertragung gescannter Dokumente in eine Cloud.
3. Die passende Software holt das Beste aus Ihren Dokumenten raus
Jeder Scanner wird mit einem Scan-Programm ausgeliefert, das die Basis-Funktionen abdeckt. Dazu gehört der passende Treiber und die Möglichkeit zur Einstellung von Kontrast, Schärfe und Farbsättigung. Auch eine Vorschau-Funktion ist bei praktisch allen Geräten vorhanden. Einige Scanner sind auch standardmäßig mit einer Software ausgestattet, die den Export in PDF-Dateien und einige andere Dateiformate erlaubt.
3.1. Massen-Dokumente: Viele Dokumente in einer Datei
Bei manchen Einsatzbereichen ist es sinnvoll, viele Dokumente in einer einzigen Datei zu speichern. Eine spezielle Software ermöglicht das Einlesen der Dokumente nacheinander und das anschließende gemeinsame Speichern in einer einzigen Datei.
Wer allerdings nur auf eine begrenzte Rechenleistung seines Computers zurückgreifen kann, sollte die Dateigröße mit Bedacht wählen. Die Bearbeitung sehr großer Dateien in Bildbearbeitungsprogrammen beansprucht jede Menge Rechenleistung und kann die Arbeitsgeschwindigkeit des Rechners stark herabsetzen.
3.2. Textumwandlung: Ermöglicht die Bearbeitung von Texten
Standardmäßig fertigen die Scanner ein Bild der gescannten Seite an, das in einer Grafik-Datei abgelegt wird. In dieser Form kann das Dokument zwar betrachtet, jedoch nicht bearbeitet werden. Um einen gescannten Text bearbeiten zu können, muss dieser zunächst mithilfe einer sogenannten OCR- Software umgewandelt werden.
Vielen Scannern liegt ein solches Programm bei, wobei die wenigsten Gratis-Programme wirklich leistungsfähig sind. Wer diese Funktion beim Dokumente scannen häufiger nutzen möchte, sollte unbedingt auf eine ausgereifte Bezahl-Software umsteigen. Häufig ist nach der Textumwandlung eine Fehlerkorrektur mit einem Programm zur Rechtschreib-Prüfung notwendig.
Tipp: Bei der OCR-Software handelt es sich um hochentwickelte IT-Produkte, die bei entsprechender Qualität ihren Preis haben. Wer sich zunächst ein Bild darüber machen möchte, ob diese Art von Software zu seinem Dokumentenscanner-Testsieger passt, kann jedoch auf zahlreiche Test-Versionen der Hersteller zurückgreifen und so das beste Programm für sich auswählen.
3.3. Bildbearbeitung: Für den Feinschliff der gescannten Fotos
Vielen Scannern liegt zudem ein Programm zur nachträglichen Bearbeitung von Grafiken und Fotos bei. Allerdings handelt es sich auch bei diesen Programmen meist um einfache Versionen, die nicht sonderlich leistungsfähig sind. Wer seine Scans professionell nachbearbeiten möchte, wird um ein professionelles Bildbearbeitungsprogramm wie Photoshop oder FotoPaint von Corel nicht herumkommen. Diese Programme bieten auch die Möglichkeit, aus ihnen heraus direkt auf den Scanner zuzugreifen.
Die Software im Überblick:
| Software | Eigenschaften |
|---|---|
Massen-Software  |
|
Textumwandlung  |
|
Bildbearbeitung  |
|
4. Tipps zum Kauf: Die Anzahl der Dokumente ist entscheidend
Der Fujitsu Scansnap ix500 gilt als beliebtes Modell in der Klasse mittelpreisigen Geräte.
Bei einer Kaufberatung zum Thema Dokumentenscanner lautet die entscheidende Frage, wie viele Dokumente in welcher Zeit gescannt werden müssen. Soll lediglich einmal monatlich ein kleinerer Stapel Rechnungen eingescannt werden, reicht ein günstiges Modell mit geringer Scan-Leistung völlig aus.
Sollen hingegen regelmäßig größere Mengen Dokumente digitalisiert werden, lohnt die Investition in ein leistungsfähigeres Gerät. Wer mit einer Scangeschwindigkeit von 25 bis 50 Blatt pro Minute auskommt, wird für einige hundert Euro im Handel fündig.
Ein beliebtes Modell dieser Klasse ist der Dokumentenscanner von Fujitsu Scansnap ix500. Dieses Scansnap-Modell ist für Mac und PC geeignet. Die leistungsfähigen Geräte, die 100 Seiten und teilweise deutlich mehr pro Minute bewältigen, sind für mehrere 1.000 Euro zu haben.
Wer des Öfteren etwa bei Kunden Dokumente scannen muss, kann auf einen Mobile-Scanner wie beispielsweise den Canon imageFormula P-208 setzen. Die mobilen Geräte sind äußerst handlich und wiegen deutlich unter 1 Kilogramm.
5. Fragen rund um den Dokumentenscanner
5.1. Wie funktioniert ein Dokumentenscanner?
Im Gegensatz zu Flachbettscannern, bei denen jedes Blatt einzeln aufgelegt werden muss, zieht der Dokumentenscanner die Scan-Vorlagen selbsttätig ein. In den sogenannten Einzugsschacht werden bis zu mehrere 100 Dokumente eingelegt, die der Scanner dann selbstständig verarbeitet.
Beispielsweise in der Buchhaltung, wenn viele Dokumente digitalisiert werden müssen, gehört ein Dokumentenscanner zum sinnvollen Bürobedarf.
5.2. Was kann ein Dokumentenscanner?
Dokumentenscanner sind darauf ausgelegt, möglichst viele Dokumente in kurzer Zeit einzuscannen. Ihre Stärke liegt weniger in einer hohen Auflösung, die beim Scannen von Fotografien besonders wichtig ist, sondern in einer hohen Arbeitsgeschwindigkeit.
5.3. Welcher Dokumentenscanner ist für Mac geeignet?
Viele, aber nicht alle Dokumentenscanner verrichten ihre Arbeit unter Mac OS, dem hauseigenen Betriebssystem von Macintosh. Vor dem Kauf sollten Sie sich unbedingt vergewissern, ob der neue Scanner mit Ihrem Mac zusammenarbeitet.
5.4. Gibt es einen Dokumentenscanner-Test der Stiftung Warentest?
Welches Modell als Dokumentenscanner-Testsieger von den Redaktionen der einschlägigen Magazine und Verbraucherportale gekürt wird, werden die diesjährigen Dokumentenscanner-Tests zeigen. Die Stiftung Warentest hat sich im erst im August 2017 einem intensiven Test von Druckern und Multifunktionsdruckern gewidmet.
Diese Geräte können allerdings nicht mir der Scan-Leistung eines Dokumentenscanners mithalten und überzeugen daher nicht unbedingt mit einer ehrausragenden Scan-Leistung.
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